Conservation et archivage des dossiers
des commissions de l’éducation spéciale
Circulaire n° 88-215 du 7 septembre 1988
B.O.E.N. n° 32 du 29 septembre 1988
Éducation nationale, jeunesse et sports : bureau DE13 ; Solidarité, santé et protection sociale : bureau RV1 : culture et communication
Texte adressé aux recteurs ; aux préfets, commissaires de la République de département ; aux présidents des conseils généraux (archives départementales) ; aux directions départementales des affaires sanitaires et sociales (pour exécution) et aux inspecteurs d’académie, directeurs des services départementaux de l’éducation.
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Le problème cité en objet a été posé à plusieurs reprises par des inspecteurs d’académie, directeurs des services départementaux de l’éducation nationale, et par des directeurs départementaux des affaires sanitaires et sociales.
Après concertation des trois départements concernés, le dispositif d’archivage suivant a été retenu.
Les secrétariats des commissions départementales de l’éducation spéciale (CDES), commissions de circonscription préélémentaire et élémentaire (CCPE), commissions de circonscription du second degré (CCSD) doivent conserver tous les dossiers individuels jusqu’à ce que les intéressés cessent de relever de ces organismes, soit en général lorsqu’ils ont atteint leur vingtième année. Ce délai sera prorogé si la décision de la CDES est intervenue entre la quinzième et la dix-neuvième année de l’intéressé, de façon à en permettre la révision dans le délai de 5 ans prévu par l’article 5 du décret n° 75-1166 du 15 décembre 1975 relatif au fonctionnement des commissions.
De plus, les secrétariats des CDES conserveront les éléments essentiels des dossiers individuels des adolescents gravement handicapés, pendant une durée de 5 années après la transmission des dossiers aux commissions techniques d’orientation et de reclassement professionnel (COTOREP).
Il sera procédé annuellement au versement aux Archives départementales d’un échantillon qui portera sur un dixième des dossiers clos au cours de l’exercice écoulé, selon la méthode du tri automatique. Les dossiers non retenus au titre de l’échantillonnage seront éliminés par les soins des secrétariats des commissions, avec le visa du directeur des services d’archives du département, conformément aux dispositions du décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 (art. 16).
Il convient de préciser qu’une telle procédure préserve l’aspect strictement confidentiel de ces dossiers, puisque conformément à l’article 7 - 1° de la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives, leur libre consultation ne pourra être autorisée que 150 ans après la date de naissance des intéressés.
Le secret, préconisé par les circulaires n° 76-156 du 22 avril 1976 et n° 79-389 du 14 novembre 1979, est donc largement garanti.
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